Met elkaar zetten we elke dag een stap naar een wereld zonder lepra

De strijd tegen lepra winnen we alleen als we het samen doen, dus hebben we jouw inzet hard nodig! Op ons hoofdkantoor in  Amsterdam werken we met ongeveer 35 mensen. De begeleiding en uitvoering van het veldwerk is gedelegeerd aan onze andere kantoren in Mozambique, India, Indonesië, Nepal en Brazilië. Wij zijn op zoek naar tijdelijke vervanging van een collega. Ben jij klantgericht, organisatorisch sterk en kan jij goed meerdere ballen in de lucht houden? Solliciteer dan snel op de functie van:

Office Manager / Directie-Assistent(e) (24-32h)

Als Office Manager / Directie Assistent ondersteun jij de Directeur en Raad van Toezicht secretarieel en organisatorisch en draag je de zorg voor de facilitaire dienstverlening van het internationale kantoor van de Leprastichting.

Jouw bijdrage maakt het verschil

Secretariële en organisatorische ondersteuning Directie en Raad van Toezicht

  • Houdt de agenda bij van de Directeur en regelt afspraken.
  • Coördineert de werkzaamheden rondom vergaderingen met de directie, vergaderingen van de RVT en vergaderingen rondom de decentralisatie.
  • Draagt zorg voor het plannen, de voorbereiding en het delen van benodigde stukken voor de bovenstaande vergaderingen.
  • Verzorgt de voorbereiding en opvolging van management vergaderingen, vergaderingen van de RVT en vergaderingen rondom de decentralisatie, is verantwoordelijk voor het opstellen van conceptverslagen.
  • Verzorgt de planning, voorbereiding en juiste afhandeling van reizen voor bezoeken en/of werkconferenties van de Directeur, leden van de RvT of de Council of Chairs en eventuele meereizende.
  • Beoordeelt binnenkomende berichten; prioriteert, stuurt door en handelt berichten indien mogelijk zelf af.
  • Verzorgt de correspondentie voor de Directeur volgens algemene richtlijnen, is zich bewust van de multiculturele en internationale aard van de organisatie.
  • Beheert het relatiebestand en (digitale) archief.
  • Draagt zorg voor het bijhouden en versturen van attenties naar medewerkers en relaties voor speciale gelegenheden.

Facilitaire Dienstverlening / Office Management

  • Draagt zorg voor het gebouw- en kantoorbeheer.
  • Stelt de organisatie op de hoogte van, en vormt het aanspreekpunt voor, interne aangelegenheden met betrekking tot de facilitaire dienstverlening.
  • Onderhoudt het contact met de huiseigenaar en medehuurder, neemt vanuit de organisatie deel aan het huurdersoverleg.
  • Onderhoudt het alarmsysteem en beheert de sleutelprocedure.
  • Beheert lopende verzekeringen omtrent gebouw- en kantoorbeheer.
  • Beheert en onderhoudt het externe schoonmaakcontract, de contracten van de betrokken leveranciers en diverse servicecontracten, draagt proactief bij aan het optimaliseren en verbeteren van gekozen externe partijen.
  • Draagt als hoofd BHV zorg voor de veiligheid en het doorvoeren van opgedragen verbeteringen, geeft de BHV-voorlichting.
  • Draagt zorg voor het beheer en klein onderhoud van de kantoorinventaris en -apparatuur voor algemeen gebruik binnen de gestelde kaders.

Jouw profiel:

  • Je hebt een werk- en denkwijze op HBO-niveau
  • Je hebt enkele jaren werkervaring in een vergelijkbare functie
  • Je hebt goede beheersing van de Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift
  • Je hebt een proactieve aanpak en bent gericht op het behalen van resultaten
  • Je kunt goed samenwerken met mensen met verschillende achtergronden

Ons profiel:

Wij bieden een uitdagende baan in een dynamische omgeving, met een gemotiveerd en professioneel team. Daarnaast bieden we het volgende:

  • €2.705 – €3.307 bruto per maand (o.b.v. een fulltime dienstverband)
  • Een contract voor een half jaar met eventueel uitzicht op verlenging
  • 25 vakantiedagen + 5 extra vrije dagen
  • Reiskostenvergoeding, eindejaarsuitkering en laptop
  • Flexibiliteit als het gaat om werkplek en werktijden
  • Een bijdrage van bijna 60% aan jouw pensioen via Pensioenfonds Zorg & Welzijn

Denk in kansen:

  • Deel jouw motivatie en CV via vacaturesNLR@leprastichting.nl.
  • Stel jouw vragen aan Tjitske Houben, HR Medewerker via 06-83575770.
  • De Leprastichting streeft naar gelijke kansen voor iedereen, wij willen iedereen met een beperking nadrukkelijk uitnodigen om te solliciteren.

Schrijf u in voor de e-mailnieuwsbrief en ontvang nieuws en informatie over acties of volg ons op social media.